【流通】社内メール便を使用する企業・機関向け ＩＣタグ対応「メール便管理システム」
--- 重要書類も安心して送付できるセキュアで厳正なメール便運用を実現 ---
アシストマイクロは、社内メール便を使用する企業・機関に向けて、送付書類の授受を厳正に管理する「メール便管理システム」を、２０１０年７月１３日に発売した。ＩＣタグによって書類を１件単位で管理することで、集配拠点での誤配送や滞留物の発生を防止するとともに、ＷＥＢからは現在の送付状況や過去の取扱い履歴を照会できる。重要書類も安心して送付できる、セキュアで厳正なメール便運用を実現する。
「メール便管理システム」は、拠点間の書類送付に利用される社内メール便の授受を厳正に管理する。ＩＣタグで個々の書類を特定し、送付から受領まで追跡管理することで、誤配送や滞留物の発生を防ぎ、送付状況や取扱い履歴を可視化する。具体的には、メール便での書類送付時に、送付者（担当者もしくは部署）がＩＣタグを付与した専用のメール便袋に入れ、システムにＩＣタグ番号と送付内容・送り先情報を登録することで、書類を特定する。
複数枚重ねても読取れるＩＣタグにより、集配拠点では、メール便袋をまとめてＩＣタグリーダに置くだけで、システム上の予定受入件数と実件数を照合し、受入処理を行うことができる。送り先ごとに仕分けた後は、再度ＩＣタグを読取り、予定発送件数と実件数を照合して発送処理を行う。これにより、何らかの相違があった場合はすぐに原因の送付物を調査できるため、誤配送や滞留物の発生を未然に防止することが可能。大量のメール便処理も、ＩＣタグなら数十件まとめて読取れるため、集配拠点の業務負担が大幅に軽減され、効率化が図ることができる。
また、送付／集配拠点（複数対応可）での受入れ・発送／受領、とそれぞれ通常処理を行うだけで、その情報がリアルタイムに記録されるため、利用者は目的の書類が“いま、どこで、どのような状況にあるか”を、Ｗｅｂブラウザ経由で簡単に照会できる。万が一、紛失が発生した場合でも、その区間を速やかに特定して早期対応できるトレーサビリティが確保される。書類送付にありがちな「送った」「受け取っていない」という利用者間の認識違いも、受領済み書類の取扱い履歴を確認すれば、即時に解消できる。
このほか特徴的な機能として、受領者が届いた書類に対して受領処理をせずに一定期間放置すると、ペナルティとしてその部署から新規送付ができなくなる「ロック機能」や、受領した書類の送付内容と実物に相違がある場合に送付者へ通知できる「不備通知メール機能」などがあり、利用者のメール便運用の統制を補助する。また、関連会社等システム利用範囲外から届く重要書類を同様に管理したい際は、集配拠点が発送処理を行える「代理発送機能」で柔軟に対応できる。
メール便管理システムは、すでに１金融機関（ユーザ数：約４０００名／１５０店舗、取扱量：年間約５０万件）に採用実績がある。今後、金融機関を始めとした社内メール便を使用している企業・機関に広く展開することで、誤配送の防止や証跡の確保といった課題を解決し、よりセキュアで厳正なメール便運用を実現する。
※ 製品名および会社名は、各社の商標または登録商標です
投稿者：gotsuat 09:40| 流通
